Breaking News

Microsoft Teams: Cara Mengatur File Anda

Jika Anda memfilter dan mengatur file dengan cermat, Anda akan segera menemukan dokumen yang Anda cari. Keuntungan lainnya adalah Anda akan menjaga folder Anda tetap rapi.

Jika Anda menerima ratusan file melalui Microsoft Teams dan Anda tidak memiliki rencana yang jelas sejak awal, hal-hal dapat terlihat agak tidak teratur sekarang. Pengguna sering kali merasa terbebani dengan tugas mengatur file mereka, sehingga mereka lebih memilih untuk menundanya berulang kali. Memang, mengatur file Anda adalah tugas yang memakan waktu, tetapi keuntungan yang dihasilkan sepadan dengan usahanya.

Untuk membuat seluruh proses lebih mudah bagi Anda, kami membuat panduan ini. Kami akan membagikan serangkaian tip dan trik praktis untuk membantu Anda mengatur file MS Teams Anda dengan lebih baik.

Praktik Terbaik Untuk Mengatur File Anda di MS Teams

Pilih Layanan Penyimpanan Cloud Utama Anda

Microsoft Teams menggunakan layanan penyimpanan berbeda untuk menyimpan file dan dokumen Anda. Secara default, file Anda disimpan di OneDrive dan SharePoint. File yang Anda bagikan di utas tim disimpan di SharePoint. Semua file yang Anda tukar dalam obrolan disimpan di OneDrive.

Tetapi Anda juga dapat menambahkan layanan penyimpanan cloud yang sudah Anda kenal secara manual. tambahkan tim penyimpanan cloud microsoft

Sinkronkan File Dengan OneDrive

Kami menyarankan menggunakan layanan penyimpanan cloud Microsoft untuk menyimpan file Teams. Kedua layanan telah dikembangkan oleh Microsoft dan tidak ada masalah integrasi atau kompatibilitas di antara keduanya.

Dengan menyinkronkan file Teams Anda dengan OneDrive, Anda dapat mengaksesnya langsung dari File Explorer. Dengan kata lain, Anda tidak perlu lagi membuka Teams untuk menampilkan file tersebut.

Buat Folder Tertentu

Terlepas dari layanan penyimpanan cloud yang Anda gunakan untuk menyimpan file Teams, penting untuk membuat folder tertentu. Kemudian tambahkan semua file Anda ke folder yang sesuai. Hal yang paling penting adalah memutuskan sebuah struktur dan menaatinya.

Misalnya, Anda dapat membuat folder individual untuk setiap orang yang sering berinteraksi dengan Anda. Dan simpan file yang Anda terima dari mereka di folder masing-masing. Atau Anda dapat menggunakan nama deskriptif untuk file Anda seperti Laporan, Kontrak, Tugas, Pemasaran, Keuangan, Presentasi, dll.

Anda juga dapat mengatur folder Anda berdasarkan proyek, klien, tanggal, tenggat waktu, dll.

Gunakan Nama Saluran yang Jelas dan Spesifik

Semua file yang terkait dengan tim disimpan di SharePoint. Setiap kali Anda membuat tim baru di Microsoft Teams, situs tim SharePoint baru dibuat secara otomatis. Saat Anda membuat saluran, SharePoint secara otomatis membuat pustaka dokumen baru untuk saluran itu.

Pustaka diberi nama setelah nama saluran. Jadi, pastikan untuk memilih nama saluran tertentu untuk menghindari ambiguitas.

Gunakan Filter File

Microsoft Teams memiliki serangkaian filter yang dapat Anda gunakan untuk mencantumkan file Anda dalam urutan tertentu. Misalnya, Anda dapat membuat daftar file dalam urutan kronologis. Atau Anda dapat memfilternya berdasarkan nama orang yang mengubahnya.

tim microsoft memfilter file

Sematkan ke Atas

Anda juga dapat menyematkan file di bagian atas. Fitur ini memungkinkan Anda untuk menandai file yang sangat penting atau mendesak. Dengan cara ini, Anda akan tahu persis di mana menemukan file itu.

Pertama, Anda perlu menandai file dan kemudian klik Pasang pin ke atas pilihan.

tim microsoft menyematkan ke atas

Tip Cepat untuk Berhasil Mengatur File Anda

  • Jangan simpan file Anda di desktop Anda. Desktop yang berantakan terlihat membingungkan dan menimbulkan gangguan visual.
  • Simpan file Anda segera setelah Anda mendapatkannya. Jangan menunggu sampai Anda mendapatkan 5o file untuk mulai mengaturnya. Tempatkan di folder yang tepat tepat setelah Anda mendapatkannya.
  • Gunakan nama yang jelas dan deskriptif untuk file Anda. Menggunakan nama umum seperti “File”, “Dokumen”, “Barang” tidak membantu sama sekali.

Tip dan trik apa yang Anda gunakan untuk mengatur file Microsoft Teams Anda? Bagikan di komentar di bawah.

About gustiplau

Check Also

Perbaiki Microsoft Teams Tidak Menampilkan Gambar dan GIF

Pengguna Microsoft Teams dapat dengan cepat mengunggah gambar dan GIF dalam obrolan tim mereka. Secara …